Innodoktorantka "uczy" dokumenty, jak mają się wypełniać i rozsyłać

fot. john_a_ward /cc flickr.com

W organizacjach opartych na wiedzy znaczący wpływ na działanie ma obieg dokumentów. Jego usprawnieniem zajmuje się Magdalena Godlewska z Politechniki Gdańskiej. Czy można "nauczyć" dokument, jak wypełnić się treścią, sprawdzić własną zawartość i przesłać się do odpowiednich osób w firmie? Laureatka III edycji programu stypendialnego Innodoktorant chce, aby statyczne dokumenty elektroniczne stały się na tyle "inteligentne", żeby pełnić dynamiczną rolę w procesach organizacyjnych.

"Tematem rozwoju dokumentów elektronicznych zainteresowałam się już na studiach magisterskich. Sama na co dzień tworzę i rozsyłam wiele dokumentów. To sprawiło, że zaczęłam się zastanawiać, czy dokumentów nie można w jakiś sposób ulepszyć, najlepiej w taki sposób, aby same wspierały swoje wypełnianie i rozpowszechnianie" - wspomina w wywiadzie dla PAP Godlewska.

Swoje rozważania ilustruje przykładem: "Odpowiedzi na pytania serwisu Nauka w Polsce muszę najpierw zapisać w przenośnym formacie, aby dziennikarz mógł je na pewno otworzyć. Muszę znaleźć adres e-mailowy odbiorcy i na niego wysłać ten dokument. Wcześniej muszę sprawdzić czy odpowiedziałam na wszystkie pytania. A przecież po wpisaniu odpowiedzi, mogłabym wcisnąć przycisk "done" (zrobione) i dokument sprawdziłby się, a następnie sam wysłałby się do odbiorcy i zapisał w odpowiednim formacie".

Aby zrealizować tę wizję innodoktorantka zaproponowała oryginalne spojrzenie na dokument. Odeszła od modelu przetwarzania obiektowego skoncentrowanego na danych do modelu opartego na dokumencie, który jest obiektem dynamicznym i inteligentnym.

Jak wyjaśnia, obieg dokumentów zarówno elektronicznych, jak i papierowych jest podstawą działania wielu organizacji, w tym tzw. organizacji opartych na wiedzy. Na podstawie informacji zbieranych w dokumentach realizowane są procesy wiedzy organizacji. W tych procesach istotni są również uczestnicy, zwani pracownikami wiedzy. Oni generują nową wiedzę, która przyczynia się do realizacji procesu. Kolejnym istotnym elementem procesu wiedzy jest jego struktura. Wyznacza ona obieg dokumentów i zapewnia prawidłowe rozwiązanie procesu.

"Obecnie, dokumenty w procesie wiedzy są zazwyczaj obiektami statycznymi, czyli: są tworzone, są edytowane, są rozsyłane. Moim pomysłem jest stworzenie nowej otwartej architektury rozproszonych dokumentów elektronicznych. Zmieni ona rolę dokumentu w procesie na dynamiczną - tak by wspomagał jego realizację" - mówi PAP stypendystka.

Godlewska tworzy model otwartej architektury rozproszonych dokumentów elektronicznych umożliwiającej podejmowanie decyzji w trybie obliczeń zespołowych. W swoich badaniach podkreśla, że dokument składa się z komponentów, pozwalających na zdalną pracę zespołu. Każdy komponent dokumentu jest mobilny i potrafi się przenosić z jednego komputera na drugi, zgodnie z ustaloną polityką migracji. Realizuje w ten sposób strukturę procesu.

Dokument jest czytelny zarówno przez komputer, jak i przez człowieka i może pośredniczyć między nimi, tworząc z ludzkiej inteligencji integralną część systemu obliczeniowego. Ponadto umożliwia rozszerzanie swojej funkcjonalności poprzez dodawanie kolejnych serwisów. Przykładami takich serwisów, obok migracji w systemie, może być kontrola czasu i stopnia wypełnienia dokumentu, różnego rodzaju słowniki lub dodawanie adnotacji.

"W praktyce dokument jest tworzony jako statyczny szablon, posiadający definicję swoich komponentów i ich ścieżek migracji w procesie. Komponenty dokumentu są następnie zamieniane na mobilne agenty, które realizują proces zgodnie z ustaloną polityką migracji. Wędrują między pracownikami wiedzy, pracownicy wykonują na nich pewne operacje na swoich komputerach i po zakończeniu ich pracy dokument w postaci agenta sam przenosi się na komputer kolejnego pracownika. Po wypełnieniu swojej misji, agenty są przekształcane na końcowy dokument statyczny" - tłumaczy badaczka.

Doktorantka zaprezentuje nową możliwość wykorzystania otwartych systemów agendowych i automatyzacji procesów biznesowych przez nadanie dokumentom możliwości samodzielnej migracji zgodnie z ustalonym przepływem pracy.

Godlewska jest przekonana, że rezultaty jej badań mają duży potencjał wdrożeniowy. Obejmuje on wszystkie organizacje oparte na wiedzy w rejonie, kraju i za granicą, w których istotą działalności jest obieg dokumentów, tj. sądy, urzędy, służba zdrowia, uczelnie czy zespoły diagnostyczne.

"Dotychczas koncepcją otwartej architektury rozproszonych dokumentów elektronicznych zainteresowała się firma dostarczająca oprogramowanie dla wymiaru sprawiedliwości. Właśnie sądy stały się inspiracją i przykładem złożonej organizacji opartej na wiedzy, w której obieg dokumentów stanowi istotę działania. Współpraca została póki co zawieszona z powodu braku funduszy. Jestem nadal zainteresowana współpracą z gospodarką" - deklaruje autorka pracy.

Dodaje, że korzyści z wdrożenia są warte zachodu. To nie tylko usprawnienie i podniesienie wydajności procesów wiedzy organizacji. To również ochrona przez utratą danych, przeciwdziałanie przewlekłości procesów realizowanych dotychczas w oparciu o dokumenty papierowe, wspomaganie przestrzegania procedur postępowania i możliwości zdalnej współpracy. Z szacunków Godlewskiej wynika, że zastosowanie nowego systemu pozwoli co najmniej o 20 proc. obniżyć koszty związane z rozsyłaniem korespondencji w formie papierowej oraz zmniejszyć liczbę pośredników w obiegu dokumentów. Możliwość rozszerzania funkcjonalności dokumentów poprzez dodawanie serwisów, pozwoli firmom informatycznym na tworzenie dedykowanych programów dla konkretnych organizacji.

Badaczka opracowała już prototyp realizujący architekturę dokumentu. Jej praca doktorska jest w toku. Za innowacyjne badania otrzymała wyróżnienie przyznawane przez Samorząd Województwa Pomorskiego tym doktorantom, których prace mogą zostać wdrożone i mogą się przyczynić do rozwoju gospodarczego województwa. Pieniądze na stypendia pochodzą z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013.

Stypendium stanowi dla niej duże wsparcie, a świadomość posiadania takiej rezerwy finansowej pozwala skupić się na doktoracie, zamiast szukać dodatkowych zajęć. Jest to także dla młodej badaczki sygnał, że to, co robi i nad czym pracuje ma sens.

"Eksperci dobrze ocenili moją pracę, więc jest to znaczące potwierdzenie, że jest ona coś warta i przez to z większym zapałem mogę ją kontynuować. Samo przyznanie stypendium jest dla mnie wyróżnieniem, czymś, co pomoże zainteresować innych moimi badaniami. Chociażby możliwość opisania swojej pracy w serwisie Polskiej Agencji Prasowej "Nauka w Polsce" - tę mam przecież dzięki stypendium" - podsumowuje laureatka konkursu.

PAP - Nauka w Polsce