Intranet Grupy Tauron uznany za jeden z 10 najlepszych na świecie

Wspólny intranet Grupy TAURON – zbudowany na bazie platformy SharePoint 2013 przez IT-Dev Sp. z o.o. z Grupy Technologicznej Euvic oraz studio EDISONDA - został uznany za jeden z dziesięciu najlepszych intranetów roku. Wyniki takie przyniósł prestiżowy konkurs organizowany przez Nielsen Norman Group (NN/g).

Prowadzony przez Nielsen Norman Group (NN/g) konkurs wyłania najlepsze projekty intranetów z całego świata. Jest to najbardziej uznane studium funkcjonalności i użyteczności portali korporacyjnych na świecie, na podstawie którego od piętnastu lat jest publikowany raport "Intranet Design Annual". W tym roku – po raz pierwszy w historii – w gronie najlepszych znalazł się polski serwis.

Tauronet, bo taką nazwę nosi intranet Grupy TAURON, otrzymał nagrodę od NN/g przede wszystkim za zastosowanie najlepszych praktyk projektowania intranetów oraz nowatorskie podejście do kierowania treści i personalizacji informacji.

 – To dla nas bardzo ważne wyróżnienie i jednocześnie motywacja do dalszych prac nad rozwojem i udoskonalaniem naszego systemu. Grupa TAURON zatrudnia dziś około 25 tysięcy pracowników. Intranet jest więc jednym z najważniejszych i niezbędnych narzędzi komunikacji wewnątrz firmy – mówi Paweł Gniadek, dyrektor Departamentu Komunikacji Rynkowej i PR, TAURON Polska Energia.

Zadanie nie było łatwe, jako że w skład Grupy TAURON wchodzi wiele dużych podmiotów. Do tego w większości z nich były wykorzystywane odrębne systemy intranetowe. Aby zidentyfikować największe bolączki związane z korzystaniem z tych systemów, a także oczekiwania względem nowego, wspólnego rozwiązania, rozpoczęcie prac poprzedziło zbudowanie zespołu projektowego złożonego z pracowników różnych spółek Grupy TAURON, który wskazał obszary i zagadnienia do zaadresowania przez nowy Intranet. Następnie przeprowadzono precyzyjnie zaplanowane badania i warsztaty mające na celu uszczegółowienie potrzeb informacyjnych przyszłych użytkowników.

 – Zanim rozpoczęliśmy prace projektowe, chcieliśmy poznać potrzeby pracowników wszystkich spółek Grupy TAURON. W trakcie 10 warsztatów spotkaliśmy się z ponad 70 osobami reprezentującymi różne działy i specjalności. Przeprowadziliśmy również ankietę potrzeb, w której wzięło udział ponad 2,5 tys. pracowników, wskazując najistotniejsze funkcje i potrzeby. Po raz kolejny okazało się, że badania są niezwykle istotnym elementem procesu projektowania zorientowanego na użytkowników, pozwalając zdecydowanie bardziej świadomie przygotowywać projekt systemu – mówi Hubert Turaj, UX Director ze studia EDISONDA.

Na podstawie uzyskanych wyników powstało blisko 300 makiet serwisu, które następnie zostały przekształcone w projekty graficzne. Na tym etapie prac ważna była bliska współpraca pomiędzy projektantami ze studia EDISONDA oraz konsultantami firmy IT-Dev, która odpowiadała za wdrożenie intranetu, aby zapewnić najlepsze dopasowanie wzorców użytkowania systemu do funkcjonalności dostępnych na platformie SharePoint.

Nowy intranet został przewidziany dla ponad 16,5 tys. użytkowników, pracujących w 270 lokalizacjach Grupy TAURON w całej Polsce. Znaczna liczba użytkowników oraz ich mocno zróżnicowana przynależność organizacyjna wykluczała centralizację zespołów redakcyjnych. Z drugiej strony wymagała odpowiedniego skierowania informacji, aby uniknąć potencjalnego chaosu informacyjnego, wynikającego z redagowania treści przez wiele niezależnych zespołów redakcyjnych.

Dlatego w kolejnym kroku architekci IT-Dev zaprojektowali unikalne mechanizmy zarządzania treścią, dzięki którym osoby zarządzające informacją z poszczególnych komórek organizacyjnych mogą kierować treść do użytkowników z komórek im podległych – bezpośrednio lub pośrednio. Redaktorzy wyższych poziomów mogą z kolei promować treści, które powstają w jednostkach podległych, aby zwiększyć ich zasięg.

 – To swego rodzaju samoorganizujący się proces zarządzania treścią. Wspiera on kulturę korporacyjną, która czerpie z różnorodności swoich społeczności, zapewniając jednocześnie wgląd i nadzór nad zgodnością lokalnych inicjatyw i działań ze strategią komunikacyjną i wartościami korporacji. Doskonale sprawdził się w tak dużej i zróżnicowanej organizacji, jak Grupa TAURON, do prezentacji najróżniejszych informacji – począwszy od aktualności i regulacji wewnętrznych, skończywszy na danych projektów, programów i zespołów zadaniowych – mówi Tomasz Szałaj, Prezes Zarządu IT-Dev.

 – Ostatnie miesiące prac projektowych, poza testowaniem dostarczonego rozwiązania, poświęciliśmy na intensywne wprowadzenie treści do Tauronetu. Zdecydowaliśmy się również na serię powdrożeniowych badań użyteczności systemu, które pozwoliły nam go udoskonalić i zagwarantować wysoki poziom satysfakcji użytkowników – powiedziała Agnieszka Micał, Kierownik Projektu w Tauronie.

W trakcie wspomnianych badań wykorzystano między innymi metodę śledzenia i analizy ruchu gałek ocznych użytkowników (eyetracking) oraz badania etnograficzne polegające na obserwacji i analizie działań użytkowników wykonujących rutynowe scenariusze pracy z systemem.

Rezultatem prac jest portal, który zapewnia pracownikom różnych spółek Grupy TAURON przejrzysty dostęp do różnorodnych informacji, które ich dotyczą – zarówno przygotowywanych lokalnie, jak i publikowanych w centrali. Pozwala to uniknąć zalewu zbędnymi informacjami. Jednocześnie nawigacja do sekcji merytorycznych portalu – jak np. HR, finanse, prawo – kieruje pracowników tych działów do odpowiednich obszarów współpracy, podczas gdy inni użytkownicy trafiają do obszaru publikacyjnego zawierającego artykuły i dokumenty z danej dziedziny.

Tauronet stanowi jednocześnie elektroniczne miejsce pracy wspierające przechowywanie i udostępnianie dokumentów, prowadzenie spraw i projektów. Umożliwia to prowadzenie wspólnych przedsięwzięć między spółkami z grupy, wzajemne świadczenie usług opartych o wymianę informacji i efektywną wymianę wiedzy.

 – Nagroda Nielsen Norman Group jest dowodem na to, że polskie spółki mogą tworzyć innowacyjne rozwiązania na globalnym rynku. Wdrożenie Tauronetu było dla wszystkich zaangażowanych stron dużym wyzwaniem i bardzo cennym doświadczeniem zarówno pod względem złożoności, jak i skali przedsięwzięcia. Dysponując odpowiednimi technologiami i procesem wdrożeniowym, wypracowanym wspólnie ze studiem Edisonda możemy realizować podobne przedsięwzięcia nawet dla najbardziej wymagających klientów. Ponadto będąc częścią Grupy Technologicznej Euvic dysponujemy potencjałem kadrowym pozwalającym realizować wiele tego typu projektów równocześnie – podsumował Tomasz Szałaj.

Pełny raport Nielsen Norman Group, w którym zostało zaprezentowane 10 najlepszych intranetów świata, jest dostępny na stronie: http://www.nngroup.com/reports/intranet-design-annual/.