Niezbędna dokumentacja budowlana – lista 5 najważniejszych dokumentów, o które powinieneś zadbać podczas wykonywania prac budowlanych

Przygotowanie dokumentacji budowlanej to dla wielu firm nie lada wyzwanie. Warto wiedzieć, jakie dokumenty przygotować, co powinny one zawierać i na jakie elementy zwrócić uwagę. Poniżej przedstawiamy listę 5 najważniejszych, naszym zdaniem, dokumentów, o które powinna zadbać każda firma budowlana.

1. Protokół przekazania budowy

Dokument, za pomocą którego inwestor przekazuje budowę (przestrzeń, w której będą prowadzone roboty budowlane wraz z przestrzenią, którą zajmować będą urządzenia zaplecza budowy) wykonawcy. Od momentu przekazania budowy to wykonawca jest odpowiedzialny za wszelkie szkody powstałe na przekazanym terenie. Jedną z kluczowych kwestii, którą taki protokół powinien poruszać, jest informacja na temat tego, jakie działania na przekazywanym terenie, które związane są z przygotowaniem procesu inwestycyjnego, zostały już wykonane.

Wykonawca jest też zobligowany – jeśli sytuacja tego wymaga i taki punkt znalazł się w protokole - do wykonania na danej przestrzeni prac wykonawczych. Protokół przekazania budowy powinien odpowiadać rzeczywistej sytuacji na budowie i zawierać jak najbardziej precyzyjne informacje, w tym: oznaczenie stron, miejsce i datę sporządzenia protokołu, nazwę inwestycji, miejsce położenia terenu budowy (np. nr działki, adres), ale też takie informacje, jak: opis istniejącej zieleni, dojazdu do terenu budowy czy np. możliwości poboru energii/wody/gazu na potrzeby budowy i sposobu korzystania z nich.

2. Umowa o roboty budowlane

Dokument, który stanowi zabezpieczenie interesów zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Prawidłowo sporządzona umowa powinna zawierać oznaczenie stron oraz osób uprawnionych do ich reprezentacji, ustalenie systemu realizacji robót (dokładną informację o zakresie prac, którą wykona zleceniobiorca), wskazanie strony odpowiedzialnej za zapewnienie prawidłowego nadzoru budowlanego, określenie przedmiotu i miejsca realizacji budowy, informację o rodzaju i źródle, z którego pochodzić będą materiały budowlane (czy zostaną one dostarczone przez wykonawcę, czy zleceniodawcę), ustalenie terminów (rozpoczęcia i zakończenia budowy, zakończenia poszczególnych etapów robót), określenie ceny, sposobu płatności, daty odbioru robót oraz osób, które będą w nich uczestniczyć, gwarancji czy ewentualnych kar.

3. Harmonogram budowy

Dokument, który pozwala na właściwe zaplanowanie wydatków, dostaw materiałów oraz kontrolę poszczególnych etapów budowy. Harmonogram budowy powinien zawierać graficzny rozkład poszczególnych prac budowlanych, informacje o każdym etapie budowy oraz przewidywanych kosztach. Jego sporządzenie należy do obowiązków wykonawcy lub kierownika budowy. W  związku z tym, że na przebieg wykonywanych robót wpływ ma wiele czynników, których w harmonogramie nie można przewidzieć, to w czasie wykonywania robót na jego części graficznej dozwolone jest nanoszenie aktualizacji przedstawiających rzeczywisty przebieg robót.

4. Protokół odbioru robót

Jest pokwitowaniem spełnienia świadczenia i podstawą do rozliczeń. Protokół zawiera m.in.: datę jego sporządzenia, dane jego uczestników, przedmiot odbioru, informację dotyczącą jakości wykonanych robót, w tym wskazanie wszystkich ewentualnych wad wraz z terminami ich usunięcia lub oświadczeniem inwestora o wyborze innego przysługującego mu uprawnienia, które przysługuje mu z tytułu odpowiedzialności wykonawcy za wady ujawnione przy odbiorze.

Wyróżnia się trzy rodzaje odbiorów: częściowy (polegający na częściowym przyjmowaniu robót przez inwestora), końcowy (po zakończeniu wszystkich robót objętych umową) i ostateczny (następuje po upływie umówionego między stronami okresu rękojmi lub gwarancji, jeśli strony umówiły się na taki rodzaj odbioru).

5. Gwarancja

Nie jest dokumentem wymaganym, jednak firmy budowlane bardzo często korzystają z możliwości jej udzielenia. Stanowi pewną formę ochrony dla inwestora. Jest zapewnieniem wykonawcy, co do jakości wykonanych robót, a w przypadku pojawienia się wad (jeszcze w okresie trwania gwarancji) obliguje wykonawcę do ich usunięcia lub wymiany wadliwej rzeczy.

Gwarancja powinna zawierać: zakres jej obowiązywania, a w przypadku wykrycia wady: szczegółowy sposób dochodzenia praw przez inwestora oraz sposób postępowania wykonawcy. Gwarancja nie obowiązuje na mocy ustawy, ale jej kwestię regulują przepisy Kodeksu Cywilnego (art. 577–581), które zawierają pewne ogólne informacje o sposobie działania w przypadku pojawienia się wad. Gwarancja obowiązuje więc jedynie w momencie, gdy inwestor otrzyma od wykonawcy dokument gwarancyjny.

Nietrudno sobie wyobrazić potencjalne konsekwencje związane z brakiem dopełnienia formalności na wskazanych polach. Dla firmy budowlanej, jak i dla inwestora, jasna, regularnie prowadzona dokumentacja budowlana może zaoszczędzić wiele kłopotów.