e-Doręczenia obowiązkowe już w 2025 r.

fot. Asseco

Już od 1 kwietnia wszystkie firmy wpisane do KRS będą miały obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Urzędy oraz zawody zaufania publicznego (m.in. adwokaci, radcy prawni, notariusze) mają jeszcze mniej czasu, bo niecały miesiąc, ponieważ ten obowiązek obejmie je już od 1 stycznia 2025 r.

Zasłużony list polecony

List polecony stanowi podstawowy sposób przekazywania oficjalnych dokumentów i informacji szczególnie w sektorze publicznym, gdzie konieczne jest udowodnienie wysłania dokumentu. Z kolei w biznesie listy polecone są stosowane w transakcjach handlowych, umowach i wymianie dokumentów prawnych.

Koszty związane z przygotowaniem, wysyłką i obsługą tradycyjnych listów poleconych były od lat wkalkulowane w codzienne funkcjonowanie firm i instytucji. Podobnie jak wpływ na długość procesów i szybkość reakcji liczoną w dniach lub tygodniach. Cyfryzacja zmieni ten stan rzeczy.

e-Doręczenia - szansa na rewolucję w oficjalnej komunikacji

Gdy rośnie świadomość korzyści z nowoczesnych form komunikacji, e-Doręczenia stają się alternatywą dla tradycyjnych listów poleconych. Obowiązek ich wdrożenia i stosowania wprowadza Ustawa o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 roku.

„E-Doręczenia umożliwiają śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. Ułatwia to zarządzanie dokumentami oraz zapewnia transparentność i kontrolę nad procesem ich dostarczenia do adresata. Wpływa to na efektywność i skuteczność całego procesu korespondencji przedsiębiorców, urzędów i obywateli” - tłumaczy Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu w Asseco Data Systems.

Korzyści z e-Doręczeń

- Szybkość

E-Doręczenia umożliwiają natychmiastowe przekazanie dokumentów i dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie w skrzynce e-Doręczenia.

Wykluczają ograniczenia związane z transportem papierowej przesyłki. Niedostępność poza godzinami pracy jednostek pocztowych, opóźnienia w transporcie, wizyty na poczcie, oczekiwanie na listonosza - to wszystko przechodzi do historii.

E-Doręczenia odegrają także decydującą rolę w sytuacjach, gdy kluczowy jest czas, tzn. liczy się szybkość lub możliwość przesłania do końca dnia, czyli 23:59. Fakt przesłania „na czas” potwierdzać będą dowody generowane przez system. Ułatwia to szybką reakcję na bieżące wydarzenia oraz wspiera elastyczne zarządzanie dokumentacją.

- Efektywność

Rejestrowane doręczenia elektroniczne przyspieszą procesy administracyjne poprzez: krótszy czas przetwarzania dokumentów, automatyzację procesu przetwarzania dokumentów oraz eliminację ręcznej obsługi i mniejsze nakłady pracy.

Przy wykorzystaniu systemów zarządzania e-dokumentacją i e-archiwum dokumenty przesyłane e-Doręczeniami można łatwo włączyć w elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

- Redukcja czasu i kosztów

e-Doręczenia obniżają wydatki ponoszone na wysyłkę i przechowywanie korespondencji oraz eliminują koszty papieru, tonerów, kopert potrzebnych do nadania przesyłki i transportu jej na pocztę.

- Bezpieczeństwo korespondencji

Atutem e-Doręczeń jest sposób ich zabezpieczenia za pomocą kwalifikowanych usług zaufania (znacznik czasu, pieczęć elektroniczna), który gwarantuje zarówno nadawcy, jak i odbiorcy bezpieczeństwo w postaci potwierdzenia czasu wykonanej czynności czy też zapewnienia integralności korespondencji.

Dodatkowo każda nadana przesyłka jest szyfrowana przed wysłaniem i odszyfrowywana jedynie w momencie pobierania jej przez użytkownika skrzynki, co gwarantuje poufność danych.

Czy można wybrać dostawcę e-Doręczeń?

W przypadku firm, zawodów zaufania oraz osób fizycznych jest możliwość wyboru dostawcy, jak i rodzaju usługi.

„Komercyjni dostawcy oferują usługę kwalifikowaną, która pozwala na komunikację zarówno z urzędami, firmami jak i osobami fizycznymi. Dla instytucji publicznych jest przeznaczona usługa publiczna, która służy do kontaktu jedynie w zakresie urząd-użytkownik oraz urząd-urząd. Przewagą rozwiązania oferowanego przez Asseco jest także możliwość integracji z systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmach, co zdecydowanie ułatwia obsługę korespondencji. Dodatkowo korespondencja z urzędami z wykorzystaniem usługi e-Doręczeń od Asseco jest bezpłatna” - wyjaśnia Paweł Wojtaszyk.

E-Doręczenia polecony nowej generacji - terminy i obowiązek wdrożenia

Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie firmy z KRS mają obowiązek posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Natomiast nowo rejestrowane spółki oraz działalności rejestrujące się w CEiDG mają taki obowiązek już od stycznia 2025 roku. Obowiązek ten będzie dotyczył docelowo wszystkich firm, ponieważ podmioty obecnie wpisane do CEiDG mają wyznaczony termin na 1 października 2026 roku. W przypadku urzędów, służb, instytucji centralnych i samorządowych oraz zawodów zaufania publicznego obowiązującym terminem jest 1 stycznia 2025 r.

Źródło: Asseco